Client

Fournisseur d'informations financières internationales (entreprise du "Fortune 500")



Description 

Portail de communication globale pour l'externalisation de l'impression



Situation avant la coopération avec UnifiedPost

Ce client, présent dans 96 pays, génère et envoie quelques millions de documents par an. Chaque agence avait sa propre structure administrative chargée du processus de facturation. 

• une création centralisée de lay-out
• une mise à disposition d’un accès Web pour les équipes locales
• de mettre en œuvre des délais de livraisons très courts des factures produites
• de disposer d’une solution d’archivage et de recherche globale
• de traiter aussi bien des petits que des très gros volumes de factures
• de traiter une variété de formats de fichiers, de données, …

Situation avec UnifiedPost

Les collaborateurs locaux qui y sont autorisés, utilisent la solution de communication UnifiedPost comme portail de facturation web. Chaque bureau local envoie son propre type de fichiers à la plate-forme UnifiedPost. La plate-forme crée le document et le présente sur le site web du portail de communication. Là, le document est disponible pour validation. S’il est confirmé, l’émetteur du document y ajoute le mode d’expédition (p. ex. impression locale, envoi international, priorité, remise en main propre par le commercial, envoi recommandé, …) ou ce mode d’expédition est inclus au document par un processus automatisé.

Dès que le document est transmis, conformément aux conventions du SLA, il peut être localisé via le site web de suivi. Les données archivées peuvent être visualisées on-line par le détenteur du document.

Tout le processus est automatisé, gérant 126 types de documents, différentes enveloppes, 800 utilisateurs simultanés, 19 différents types de livraison, 17 entreprises postales et 5 sites globaux d’impression.

Actuellement, des projets pilotes de facturation électronique sont en cours.


Le résultat

Ce portail de communication a permis à l’entreprise de progressivement centraliser et externaliser un processus local. En offrant l’accès à différents centre d’impression, de par le monde, une attention spéciale a été portée à la vitesse d’envoi d’une facture.

Le succès du projet tient notamment à la puissance du moteur de scripts logiques, qui a permis d’évoluer d’un travail local manuel à un processus automatisé centralisé. Le résultat est une réduction massive des coûts de main d’œuvre!