Il arrive souvent que le traitement de documents papier, comme des factures, prenne un certain temps. Quelqu’un doit ouvrir l’enveloppe, encoder et classer la facture manuellement. Ce processus peut prendre du temps, sans même prendre en compte les possibles erreurs.


Solution

Le traitement manuel des factures papier peut être automatisé par une solution de numérisation permettant d’économiser du temps, de réduire les coûts et les risques d’erreur. Les factures papier sont numérisées et ensuite converties en un fichier de données électronique. Ainsi, vous pouvez traiter plus rapidement et de manière plus efficace les factures (p.ex. recherche, approbation, archivage, …).

Bénéfices d’une solution de numérisation

• Gain de temps et réduction de coût pendant la phase d’approbation des factures
• Gain de temps et réduction de coût pendant l’encodage des factures
• Recherche plus rapide de l’ensemble des factures, grâce à des variables prédéfinies
• Contrôle total des factures
• Archivage central de toutes les factures
• Corrélation automatique de la facture et de la commande
• Les archives papier deviennent inutiles
• Sauvegarde de toutes les factures

Fonctionnement


UnifiedPost offer deux solutions de numérisation. Vous pouvez, d’abord, directement acheter le logiciel de numérisation. Ou alors, UnifiedPost vous permet de payer un prix par message numérisé. Votre entreprise ne doit alors plus investir dans un logiciel de numérisation. Dans les deux cas, les fichiers sont archivés sur la plate-forme UnifiedPost.

Au début, avant la numérisation, il faut définir quelles variables seront extraites de la facture (p.ex. nom du fournisseur, numéro de TVA, …). Pendant la numérisation, ces variables sont reconnues par le logiciel de numérisation. Ceci est possible grâce à un logiciel qui reconnaît les modèles ou avec un logiciel ‘free form’ qui est indépendant des modèles. Le résultat de la numérisation est un fichier de données électronique.

Si vous le souhaitez, il est possible d’autoriser un ou plusieurs employés à approuver de manière électronique les factures (fichiers de données). Cet employé reçoit un e-mail le prévenant qu’une facture doit être approuvée. Il peut approuver ou rejeter la facture. Ainsi seules les factures approuvées seront soumises au paiement.

Lorsque les variables ont été extraites de la facture, les données peuvent être immédiatement intégrées dans l’ERP ou dans le système comptable de la société. Le résultat est un gain de temps et une réduction de coût importants, parce qu’il n’est plus nécessaire d’encoder la facture manuellement. En outre, la facture peut être automatiquement corrélée avec la commande.

Le résultat de la numérisation, le fichier de données, est archivé sur la plate-forme UnifiedPost. Les utilisateurs autorisés peuvent retrouver les fichiers archivés, grâce aux variables prédéfinies.