La communication électronique devient de plus en plus importante. Ce n’est pas pour autant que vos fournisseurs sont déjà tous prêts pour envoyer des factures électroniques. Résultat: vous devez aussi bien traiter vos factures électroniques que vos factures papier. En outre, vous n’avez pas d’archive centrale pour toutes vos factures entrantes.

Solution

Pour traiter et conserver vos factures papier de manière électronique, UnifiedPost vous propose de scanner vos documents. Une fois qu’ils sont scannés, ils peuvent suivre le même chemin que les documents électroniques entrants. La distribution des documents va beaucoup plus vite et les risques d’erreur suite au traitement manuel font dorénavant partie du passé. Vous pouvez détruire vos factures papier et conserver tous vos documents dans une archive centrale électronique.

Avantages d’une solution de numérisation

• Gain de temps et réduction de coût pendant la phase d’approbation des factures
• Gain de temps et réduction de coût pendant l’encodage des factures
• Recherche plus rapide de l’ensemble des factures, grâce à des variables prédéfinies
• Archivage central de toutes les factures
• Préparation pour l’avenir digital
• Back-up de toutes vos factures
• Corrélation automatique de la facture et de la commande
• Les archives papier deviennent inutiles

UnifiedPost n’offre pas seulement une solution en matière de facturation électronique mais aussi pour  toutes sortes de documents administratifs comme par exemple les contrats.

Aperçu schématique de la solution

Fonctionnement

UnifiedPost a intégré un software pour le scan sur sa plate-forme de communication. De cette façon, vous pouvez scanner les documents sans devoir investir et sans devoir vous occuper de l’entretien du software.

Au début il faut définir quelles variables seront extraites de la facture (p.ex. nom du fournisseur, numéro de TVA, …). Pendant la numérisation, ces variables sont reconnues par le logiciel de numérisation. Les documents peuvent être retrouvés très facilement grâce à différentes variables.

Si vous le souhaitez, il est possible d’autoriser un ou plusieurs employés à approuver de manière électronique les factures (fichiers de données). Cet employé reçoit un e-mail le prévenant qu’une facture doit être approuvée. Ainsi seules les factures approuvées seront soumises au paiement.

Lorsque les variables ont été extraites de la facture, les données peuvent être immédiatement intégrées dans l’ERP ou dans le système comptable de la société. Le résultat est un gain de temps et une réduction de coût importants, parce qu’il n’est plus nécessaire d’encoder la facture manuellement. En outre, la facture peut être automatiquement corrélée avec la commande.