Inkomende papieren documenten zoals papieren facturen leggen vaak een lange weg af vooraleer er daadwerkelijk iets mee gebeurt. Iemand moet de enveloppe openen, de factuur manueel invoeren en klasseren. Dit vergt heel wat tijd, om nog maar te zwijgen van mogelijke fouten bij de manuele invoer.


Oplossing

Om tijd- en kostenbesparend te werken en de kans op fouten te verkleinen, kan het manueel verwerken van papieren facturen geautomatiseerd worden via een scan oplossing. De papieren facturen worden op die manier geconverteerd in een elektronische file. Zo kunt u veel sneller en efficiënter omgaan met een factuur (bvb. opvragen, goedkeuren, archiveren, …).

Voordelen van de scan oplossing

• Tijd- en kostenbesparing bij het goedkeuren van uw facturen
• Tijd- en kostenbesparing bij het inboeken van uw facturen
• Snel terugvinden van al uw facturen via zelf te bepalen variabelen
• Volledige controle over uw facturen
• Centrale opslag van uw facturen
• Back-up van al uw facturen
• Automatische matching van de factuur met een aankooporder
• Papieren archief is overbodig
  

Onderstaande figuur geeft u een overzicht van de scan oplossing:

Werking

UnfiedPost biedt twee scan oplossingen aan. Ten eerste kunt u zelf de scan software aankopen. Ten tweede biedt UnifiedPost u de mogelijkheid een prijs te betalen per gescand bericht, zonder dat u over de scan software dient te beschikken. In beide gevallen worden de files gearchiveerd op het UnifiedPost platform.

Vooraleer de scanning begint, wordt er eenmalig vastgelegd welke variabelen (bvb. naam van de leverancier, BTW nummer, … ) uit de factuur gehaald moeten worden. Tijdens de scanning worden deze variabelen herkend door de scan software. Dit gebeurt met een software die de templates herkent of met een ‘free forms’ software die template onafhankelijk is. Het resultaat van de scanning is een elektronische datafile.

Indien gewenst, kunt u de facturen (de datafile) digitaal laten goedkeuren door één of meerdere geautoriseerde medewerkers. De persoon aan wie de factuur toegewezen is, ontvangt een e-mail waarin staat dat er een factuur wacht op goedkeuring. Deze persoon kan vervolgens de factuur goed- of afkeuren. Enkel goedgekeurde facturen worden betaald.

Als er voldoende variabelen uit de factuur geëxtraheerd worden, kunnen de gegevens onmiddellijk geïntegreerd worden in het ERP systeem of de boekhoudsoftware van uw bedrijf. Dit resulteert in een enorme tijd- en kostenbesparing aangezien de facturen niet manueel in uw ERP systeem dienen ingevoerd te worden. Bovendien kan de factuur indien nodig op een volledig geautomatiseerde wijze gematcht worden met een aankooporder (PO).

Het resultaat van de scanning, de datafile, wordt gearchiveerd op het UnifiedPost platform. Aan de hand van de vastgelegde variabelen kunnen geautoriseerde gebruikers de gearchiveerde files steeds opvragen.