Elektronische communicatie wordt steeds belangrijker. Toch zijn nog lang niet al uw leveranciers klaar om elektronische facturen te versturen. Resultaat: u moet zowel elektronische als papieren facturen verwerken. Bovendien heeft u geen centraal archief voor al uw inkomende documenten.

Oplossing

Om uw papieren facturen voortaan ook elektronisch te kunnen verwerken en bewaren, stelt UnifiedPost voor om de documenten in te scannen. Eens gescand, kunnen de documenten dezelfde weg volgen als documenten die elektronisch binnenkomen. De documenten verdelen gaat veel sneller en fouten ten gevolge van manuele invoer zijn verleden tijd. U kan de papieren facturen vernietigen en alles centraal elektronisch bewaren. Zo bent u voorbereid op de digitale toekomst! 

Voordelen van de scan oplossing

• Tijd- en kostenbesparing bij het goedkeuren en inboeken van facturen
• Snel en eenvoudig terugvinden van facturen via zelf te kiezen variabelen
• Centraal elektronisch archief
• Voorbereiding op digitale toekomst
• Back-up van al uw facturen
• Automatische matching van de factuur met een aankooporder
• Papieren archief is overbodig

UnifiedPost biedt niet alleen een oplossing voor het digitaliseren van facturen maar ook voor andere administratieve documenten zoals bijvoorbeeld contracten.

Overzicht van de scan-oplossing 

Hoe werkt het?

UnfiedPost heeft scan software met haar communicatie platform geïntegreerd. Zo kan u documenten scannen zonder dat u zelf de investering in en het onderhoud van de software moet doen.

U bepaalt welke variabelen (bvb. naam van de leverancier, totaal bedrag, … ) uit de factuur gehaald moeten worden. Tijdens de scanning hekent de scan software deze variabelen. Op basis van de variabelen kunnen de documenten later in een handomdraai opgevraagd worden.

U kan de digitale facturen laten goedkeuren door één of meerdere geautoriseerde medewerkers. Zo worden enkel de goedgekeurde facturen betaald.

De elektronische factuurgegevens kunnen onmiddellijk geïntegreerd worden in het ERP-systeem of de boekhoudsoftware van uw bedrijf. Omdat uw medewerkers de gegevens niet manueel moeten invoeren, bespaart u heel wat tijd en kosten. Bovendien kan de factuur op een volledig geautomatiseerde wijze gematcht worden met een aankooporder.

Het gescande document wordt gearchiveerd op het UnifiedPost platform. Aan de hand van verschillende variabelen kunnen gebruikers de documenten steeds opvragen.