Klant

Internationale Financieel Informatie leverancier (“Fortune 500” company)

Case

Globaal communicatie portaal voor factuur outsourcing

Situatie voor de samenwerking met UnifiedPost

Deze klant, die aanwezig is in 96 landen, creëert en verzendt enkele miljoenen documenten per jaar. Elke lokale tak heeft zijn eigen administratieve staf die verantwoordelijk is voor het facturatieproces.


Aangezien de facturen werden gecreëerd door de lokale staf in bijna elk land van de wereld, zocht het bedrijf naar een oplossing waarbij het werk van de lokale staf overgenomen kon worden. Dit moest een communicatieportaal zijn die volgende dingen kan:

• de lay-out creatie centraliseren 
• web toegang verlenen aan de lokale staf
• heel snelle levertijd van de gecreëerde facturen
• globale archiveer- en raadpleegoplossing aanbieden 
• zowel grote als kleine invoice volumes behandelen
• omgaan met een grote variëteit aan file formaten, input, data files, ...

Situatie met UnifiedPost

De UnifiedPost communicatie oplossing is een web gebaseerd factuur portaal dat gebruikt wordt door geauthoriseerde staf. Elke lokale tak verzendt zijn eigen type file naar het UnifiedPost platform. Het platform creëert het document en toont het op de communicatie portaal website. Daar wacht het document op bevestiging. Als het bevestigd wordt, geeft de zender van het document door hoe het document afgeleverd moet worden (bv. lokaal printen, internationaal verzenden, al dan niet aangetekend,  hand delivery door sales verantwoordelijke, geregistreerde mail,…). Daarnaast kan de afleveringswijze ook bepaald worden via een automatisch mining proces.

Eens een document verzonden is volgens de SLA standaarden, kan het opgevolgd worden via de track en trace website. De gearchiveerde data kunnen online herbekeken worden door de eigenaar van het document. 

Het proces is een volledig automatisch proces. Het beheert 126 types letterhoofd, een groot aantal enveloppen, 800 gezamelijke gebruikers, 10 verschillende afleveringswijzen, 17 postbedrijven en 5 print locaties verspreid in verschillende landen. 

Momenteel draait er een proefproject rond e-invoicing.

Het resultaat

Via dit communicatieportaal kan het bedrijf vlot een lokaal proces centraliseren en outsourcen. Door verschillende printlokaties aan te bieden over de hele wereld kunnen we ons specifiek toespitsen op de snelheid waarmee een factuur bezorgd wordt.

Dit project is zo succesvol door de kracht van de 'logic script engine'. Deze engine maakt het mogelijk het vroegere lokale manuele werk over te schakelen naar een gecentraliseerd automatisch proces. Dit resulteert in een grote kostenbesparing wat betreft arbeid.