Obligatorische elektronische Rechnungsstellung an öffentliche Organe ab 2022: Sind luxemburgische Kleinstunternehmen und KMU darauf vorbereitet?

 Luxemburg, den 26. Oktober 2021

Ab dem 1. Juli 2022 sind alle luxemburgischen Unternehmen, unabhängig von ihrer Größe, gesetzlich verpflichtet, schrittweise auf eine vollkommen elektronische Rechnungsstellung umzustellen und strukturierte Rechnungen auszustellen, die den Vorschriften der Steuerverwaltung entsprechen.

Unifiedpost, der europäische Marktführer für automatisierte Lösungen in der Digitalisierung von Dokumenten und der Finanzverwaltung, wollte wissen, ob luxemburgische Kleinstunternehmen sowie kleine und mittlere Unternehmen für diese neue wichtige Phase in der Digitalisierung von Unternehmen ausgerüstet sind.

So hat OpinionWay während des Sommers 2021 auf Initiative von Unifiedpost eine Befragung bei 200 Führungskräften von luxemburgischen Kleinstunternehmen sowie kleinen und mittleren Unternehmen (1) durchgeführt, um mehr über ihre Reife bei der Digitalisierung von Verwaltungswerkzeugen zu erfahren.

Die Ergebnisse der Befragung nur wenige Monate vor dem Inkrafttreten dieser Verpflichtung sind erstaunlich.

80 % der Führungskräfte von luxemburgischen Kleinstunternehmen wissen nichts von der Einführung der Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung.

Außerdem verfügen Kleinstunternehmen, obwohl sie sich des Zeitgewinns bewusst sind, den digitale Lösungen für die administrative Verwaltung und die Rechnungsverwaltung darstellen, weiterhin nur in geringem Maße über spezielle Anwendungen, und die meisten wissen nichts von den gesetzlichen Verpflichtungen zur elektronischen Rechnungsstellung ab 2022, was den Bedarf an Begleitmaßnahmen bei diesem digitalen Wandel zeigt.

Die Umstellung auf strukturierte elektronische Rechnungen – eine große Herausforderung

Die Verpflichtung zur Erstellung strukturierter elektronischer Rechnungen an öffentliche Organisationen ab 2022 für luxemburgische Unternehmen ist bei Führungskräften von Kleinstunternehmen noch weitgehend unbekannt: 92 % der Kleinstunternehmen sowie der kleinen und mittleren Unternehmen kennen oder verwenden die strukturierte elektronische Rechnung nicht.

80 % der Führungskräfte von luxemburgischen Kleinstunternehmen sowie kleinen und mittleren Unternehmen wissen nichts von der Einführung der Verpflichtung zur strukturierten elektronischen Rechnungsstellung. 42 % haben davon gehört, und nur 8 % verwenden sie bereits. Die letztgenannte Zahl is jedoch höher bei kleinen und mittleren Unternehmen mit 5 bis 19 Mitarbeitern und erreicht hier 14 % der Befragten.

Dies ist eine beunruhigende Feststellung angesichts der Tatsache, dass ab dem 1. Juli 2022 schrittweise nur noch dieses Format von öffentlichen Organen akzeptiert wird.

Führungskräfte von Kleinstunternehmen zu beschäftigt, um sich intensiver damit zu befassen: 1/4 sind der Ansicht, zu viel Zeit für Verwaltungsaufgaben aufzuwenden

Verwaltungsaufgaben können für viele Unternehmen zeitraubend sein. Tatsächlich sind mehr als ein Drittel (36 %) der Befragten nicht zufrieden mit der Zeit, die sie für diese Arbeiten aufwenden: 25 % sind der Ansicht, zu viel Zeit dafür zu verwenden, und 11 % nicht genügend Zeit.

Digitale Anwendungen stark verbreitet, aber nicht unbedingt gleichbedeutend mit Zeitgewinn

Zur Vereinfachung der Verwaltung von administrativen Dokumenten (Rechnungen, Dokumente der Steuerverwaltung, Bankkontoauszüge, Spesenabrechnungen ...) setzen luxemburgische Kleinstunternehmen IT-Anwendungen ein. Sie sind in der Regel mit diesen Anwendungen zufrieden: über 80 % der Führungskräfte beurteilen diese Anwendungen als benutzerfreundlich, effizient und für die Tätigkeit ihres Unternehmens geeignet. Jedoch sind die verwendeten Anwendungen ganz überwiegend Standardprodukte und keine Branchensoftware: 84 % verwenden Office-Software (Excel, Word ...), 34 % setzen Lösungen eines externen Dienstleisters ein (Software, Web-Schnittstelle ...), und 11 % nutzen andere Arten von digitalen Lösungen, während nur 8 % der Kleinstunternehmen über keine digitale Verwaltungsanwendung verfügen.

Fast ein Viertel der befragten Personen stellen fest, dass diese Anwendungen ihnen keinen Zeitgewinn bieten.

Digitale Bereiche und spezielle Begleitmaßnahmen, wertvolle Hilfen für Führungskräfte von Kleinstunternehmen

Während die große Mehrheit der Führungskräfte von Kleinstunternehmen sowie kleinen und mittleren Unternehmen einen Dienstleister für die Führung der Buchhaltung einsetzt, um sich von Verwaltungsaufgaben zu entlasten, wofür sich 82 % der Führungskräfte von Kleinstunternehmen entscheiden, ist die Verwendung eines digitalen Bereichs zur Verwaltung von Rechnungen offenbar noch nicht weit verbreitet: 54 % der Führungskräfte luxemburgischer Kleinstunternehmen besitzen noch keinen digitalen Bereich (Software oder Schnittstelle), um die Rechnungen ihres Unternehmens zu bezahlen.

Der Einsatz dieser Anwendungen würde es ihnen jedoch ermöglichen, ihre Rechnungen im Alltag besser zu verfolgen, vor allem bei Unternehmen der Industrie und der Bauwirtschaft, die manchmal Schwierigkeiten haben, einen guten Überblick in diesem Bereich zu behalten (12 % geben zu, dass sie keinen guten Überblick über die Zahlungstermine und den Zahlungsstatus ihrer Eingangs- und Ausgangsrechnungen haben).

Neben dem buchhalterischen Aspekt kann der Einsatz eines digitalen Bereichs für die Rechnungsstellung den luxemburgischen Kleinstunternehmen sowie kleinen und mittleren Unternehmen sicherstellen, dass sie ab 2022 bei ihrem Geschäftsverkehr mit öffentlichen Organen die Vorschriften der zukünftigen Verpflichtung zur Erstellung von strukturierten elektronischen Rechnungen erfüllen.

„Heute bestätigt diese Befragung die Praxiserfahrungen unserer Teams: Nur eine Minderheit der Kleinstunternehmen sowie der kleinen und mittleren Unternehmen ist bereit für die Umstellung am 1. Juli 2022, und viele Führungskräfte wissen sogar nichts von der Einführung dieser gesetzlichen Verpflichtung zur strukturierten digitalen Rechnungsstellung. Neben den technischen Anforderungen in Verbindung mit der Rechnungsstellung gibt es einen starken Wunsch nach einfachen Komplettlösungen, die auf die Bedürfnisse der Kleinstunternehmen sowie der kleinen und mittleren Unternehmen in Luxemburg zugeschnitten sind und mit denen Verwaltungsaufgaben auf einfache Weise in der Cloud abgewickelt werden können.

Die Unifiedpost Group ist an der Börse notiert und europäischer Marktführer für automatisiert Lösungen in der Digitalisierung von Dokumenten und der Finanzverwaltung für europäische Großkonzerne. Das Unternehmen hat sich verpflichtet, seine 20-jährige Erfahrung in den Dienst luxemburgischer Kleinstunternehmen sowie der kleinen und mittleren Unternehmen zu stellen, um sie in dieser wichtigen Phase der Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse zu unterstützen.“


Vincent Ulens - Partner Manager

Unifiedpost Group, europäischer Marktführer für automatisierte Lösungen in der Digitalisierung von Dokumenten und führender Anbieter von Zahlungsdiensten

Die Unifiedpost Group ist die führende Cloud-basierte und auf Dokumenten, Identität und Zahlungsverkehr aufbauende Plattform für KMU-Dienstleistungen. Die
Unifiedpost Group betreibt und entwickelt eine vollständig Cloud-basierte Plattform für Verwaltungs- und Finanzdienstleistungen, die nahtlose Echtzeitverbindungen zwischen Kunden von der Unifiedpost Group, deren Lieferanten, deren Kunden sowie anderen Parteien innerhalb der finanziellen Wertschöpfungskette ermöglicht. Mit ihren Lösungen aus einer Hand hat es sich die Unifiedpost Group zur Aufgabe gemacht, administrative und finanzielle Prozesse für ihre Kunden einfach und intelligent zu gestalten. Seit seiner Gründung im Jahr 2001 hat das Unternehmen stark expandiert und ist heute mit Niederlassungen in 30 Ländern vertreten. Im Jahr 2020 wurden über 400 Millionen Dokumente verarbeitet, und heute erreicht die Plattform über 980.000 KMUs und mehr als 2500 Großunternehmen.

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(1) Die Befragung wurde von OpinionWay über Telefoninterviews von 200 Führungskräften repräsentativer luxemburgischer Kleinstunternehmen sowie kleiner und mittlerer Unternehmen von 0 bis 19 Mitarbeitern in den Sektoren Industrie (14 %), Handel (29 %) und Dienstleistungen (57 %) durchgeführt. Panel nach Unternehmensgröße: 51 % mit 0 Mitarbeitern, 32 % mit 1 bis 4 Mitarbeitern, 17 % mit 5 bis 19 Mitarbeitern. Die Interviews wurden vom 19. bis 29. Juli 2021 durchgeführt. Für weitere Informationen wenden Sie sich bitte an die Kommunikationsabteilung von Unifiedpost. Jede vollständige oder teilweise Veröffentlichung muss unbedingt folgende vollständige Angabe enthalten: „OpinionWay-Umfrage für Unifiedpost“, und keine Übernahme der Befragung kann getrennt von diesem Titel erfolgen.