La facturation électronique, c’est quoi ?

La base

La facturation électronique est l'échange électronique de factures entre un fournisseur et un acheteur. L'envoi et la réception par le biais d'un format électronique structuré permettent de traiter automatiquement la facture sans avoir à remplir de papiers.

La facturation électronique est désormais une pratique courante pour tous les types d'entreprises dans le monde entier et n'a cessé de se développer au cours des 30 dernières années.

Le processus permet d'économiser du papier et est entièrement numérique dans son cycle de vie avec des formats électroniques comprenant (mais pas seulement) : XML, UBL, EDIFACT, CSV.

Les factures électroniques sont généralement envoyées de deux manières différentes. La première consiste en une connexion point à point entre l'expéditeur et le destinataire pour échanger les documents - également appelée échange de données électroniques (EDI). La seconde, de plus en plus populaire ces derniers temps, est un modèle en réseau tel que le réseau Crossnet d'Unifiedpost Group. Crossnet met en relation plusieurs acheteurs et vendeurs et permet la conversion et l'échange de différents formats de facturation électronique. À nos yeux la façon idéale d'avancer dans l'économie moderne des réseaux.

Ce que la facturation électronique n'est pas

Il peut être facile de penser qu'une facture électronique est simplement une facture envoyée par voie électronique, par exemple une facture envoyée en format PDF. Or, ce n'est pas le cas. Dans l'exemple du PDF, il s'agit de données de facturation non structurées et non d'une facture électronique, car le destinataire n'est généralement pas en mesure de traiter automatiquement le fichier pdf et l'expéditeur n'est pas en mesure d'assurer le suivi complet du fichier non plus.

Par exemple, les factures papier ou les factures papier numérisées par OCR ne sont pas créées avec des données structurées. Cependant, certains grands fournisseurs de facturation électronique peuvent travailler avec des données structurées et non structurées pour les transformer en factures électroniques.

Avec ce format, les factures peuvent être traitées automatiquement d'une entreprise à l'autre sans contrôle manuel.

Pourquoi la facturation électronique devient-elle de plus en plus populaire ?

La facturation électronique, comme la facturation traditionnelle, est un élément important de toute relation entre acheteurs et fournisseurs. La facturation électronique est un moyen moderne pour les entreprises d'automatiser les processus et d'introduire des actions qui améliorent l'efficacité, contribuant ainsi à préparer l'avenir de leur activité.

Alors que les processus de facturation traditionnels reposent essentiellement sur le papier, sont manuels, prennent du temps et sont sujets à l'erreur humaine, la facturation électronique simplifie le processus et permet de gagner beaucoup de temps. Cet alignement du processus est précieux pour les entreprises, qui peuvent ainsi réaliser des économies. Par exemple, selon l'IOF (Institute of Finance & Management), les coûts de traitement des factures peuvent varier entre 1 et 20 euros.

La facturation électronique donne également aux entreprises une visibilité totale et certains grands fournisseurs de factures électroniques peuvent suivre le moment où une facture a été envoyée, reçue, ouverte, consultée et même payée. L'importance de cette fonctionnalité ne doit pas être sous-estimée lors du choix d'un fournisseur, car elle permet aux entreprises d'avoir une vue à 360° de leur processus. 

De plus, les entreprises sont payées plus rapidement car le processus est automatique et immédiat, sans avoir à imprimer et à poster physiquement. Pour les employés, il y a beaucoup moins d'erreurs possibles et ils peuvent profiter d'une méthode de travail innovante sans avoir à saisir des données et à faire correspondre des documents financiers - tout est fait en une seule fois, plutôt qu'en plusieurs étapes.

Certains fournisseurs de facturation électronique proposent des rappels de paiement automatiques qui peuvent également aider les entreprises à être payées sans problème. Et en matière de sécurité, les transferts de fichiers cryptés et les réseaux sécurisés contribuent à rendre le processus de facturation électronique plus sûr que son homologue manuel.

Comment fonctionne la facturation électronique ?

Trois éléments sont nécessaires pour la facturation électronique :

1. Adresse - Divers identifiants sont requis, tels que les numéros de TVA et/ou les numéros GLN. En outre, certains réseaux, comme le réseau PEPPOL, disposent de localisateurs centraux d'adresses.
2. Format - Il existe de nombreux formats différents. L'EDI et le XML en sont des exemples. Il s'agit de formats structurés standards qui peuvent être traités et convertis automatiquement par les principaux fournisseurs de facturation électronique. Cela signifie que lorsqu'une entreprise crée une facture électronique XML, le destinataire peut la recevoir dans n'importe quel format, qui ne doit pas nécessairement être XML.
3. Infrastructure - L'expéditeur et le destinataire ont tous deux besoin d'un système compatible pour permettre la livraison de documents électroniques par les fournisseurs de facturation électronique. Cela peut être aussi simple que de disposer d'une boîte aux lettres électronique pour échanger les documents.

Exigences légales

Les exigences légales en matière de facturation électronique sont de plus en plus nombreuses, notamment en Europe. Pour lutter contre la fraude, une plus grande visibilité de la TVA est nécessaire. Par conséquent, les gouvernements/autorités fiscales introduisent des réglementations sur la facturation électronique.

Les différents gouvernements auront des règles différentes pour leurs mandats, par exemple quelles entreprises sont concernées, les formats et modèles de facturation électronique à utiliser, etc. Afin de rester à jour sur ce sujet, Unifiedpost Group a développé une carte du monde de la conformité fiscale pour vous tenir informé des pays qui ont actuellement mis en œuvre la facturation électronique.

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• Dans le monde entier, les réglementations en matière de conformité fiscale et de facturation électronique changent régulièrement. Nous nous conformons aux réglementations fiscales de plus de 60 pays dans le monde et nous suivons de près les évolutions actuelles et mondiales.
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